ABC-ul managementului documentelor, soluție care va revoluționa business-urile

Interviu cu dl. Radu Dinescu, Managing Director Sistec

Rep.: În primul rând, spuneți–ne câteva cuvinte despre Sistec, companie cu vechime pe piața de IT de peste 20 de ani de activitate.

Radu Dinescu: Sistec s-a născut în 1994 la Cluj, unde există un sediu regional, care împreună cu sediul central de la București și cele 27 de puncte de lucru acoperă practice toată țara. În momentul de față, oferim clienților serviciile celor 6 divizii ale grupului Sistec respectiv: Service, Suport IT, Soluții software (abas ERP, Cogito ERP), Infrastructură IT, Management de Documente (Arhivare fizică și electronică). Dacă ne referim la resurse, Sistec are aproximativ 200 de specialiști în toată țara, 3 centre de date certificate (2 în București, unul în Cluj) și 3 centre de dematerializare, scanare și arhivare electronică (unul în București, unul la Cluj și unul la Chișinău). Investim în calitatea produselor și serviciilor noastre, motiv pentru care în portofoliul Sistec se număra clienți corporate din Top 20 din fiecare verticală.

Rep.: Businessul este într-o continuă transformare, cum se adaptează compania Sistec la această perioadă plină de transformări și cum își propune să câștige cotă de piață?

Radu Dinescu: Noi cumva am început businessul de arhivare fizică și electronică acum aproape 3 ani, moment în care nu vedeam luminița de la capătul tunelului în economie și în industrie. Însă am văzut oportunitatea în zona respectivă, piața nu era acoperită și firmele existente aveau servicii destul de inflexibile, noi însă am căutat să ne poziționăm ca un furnizor ce acoperă întreg ciclul de viață al documentelor de la print, scanare, digitalizare, distrugere de documente plus serviciile de arhivare fizică, acoperind tot procesul. Per total și celelalte linii de business ale noastre s-au repoziționat, piața te obligă să iei acest gen de măsuri care s-au dovedit a fi bune, deoarece am continuat creșterea. De trei ani suntem într-un proces continu de creștere, avem o cifră de afaceri de peste 6.000.000 euro la nivel de grup iar perspectivele se arată a fi la fel de bune, având în vedere că există suficientă piață și deschidere. Chiar începând de la sfârșitul anului trecut, avem cerere pe diverse verticale de business: banking, manufacturing, farmaceutic, asigurări, retail, etc acestea fiind și verticalele cărora ne adresăm cu precădere.

Rep.: Adresați sectorul public sau privat? Unde se regăsesc optim soluțiile voastre?

Radu Dinescu: Tradițional, Sistec este o firmă care oferă servicii în zona de business privat, după cum sintetizează și motto-ul nostru: „Tehnologie pentru afaceri”, dar avem și proiecte pentru sectorul public. Unul dintre proiectele de referință pe partea de sector public este cel cu guvernul Republicii Moldova pentru care Sistec digitalizează întreaga arhivă de stare civilă. Proiectul îl implementăm la Chișinău, toate echipamentele și tehnologia sunt ale noastre, cu forța de muncă locală. Iar în România avem cea mai mare implementare a unui sistem de Document Management, la ANAF Vâlcea, unde gestionăm peste o sută de milioane de documente.

Rep.: Cărui tip de organizație i-ați recomanda soluțiile dvs. și când este pregătită aceasta pentru a trece la aceste sisteme?

Radu Dinescu: Așa cum am precizat și mai devreme, ne adresăm firmelor din Top 20 pe diferite industrii, dar avem și clienți segregați la nivel de IMM prin partenerii locali cu care colaborăm. În general, noi vizăm organizațiile unde există o cifră de afaceri de cel puțin 10 milioane de euro, cu un minim de 200 de angajați, unde există deja sisteme cu care se lucrează, respective un CRM, ERP la care putem să ne conectăm. Ca organizațiile să funcționeze eficient, trebuie să dețină cele trei sisteme, nu neapărat de la noi, dar așa ar trebui să funcționeze optim o organizație din punctul nostru de vedere: să dețină un ERP, un CRM și un sistem de Document Management. Desigur că acestea au zone unde se intersectează, dar într-o măsură mică, sistemele respective cumva trebuie să colaboreze, sunt ca la cercurile olimpice, au o zonă unde se intersectează dar funcționează de sine stătătoare foarte bine.

Avem clienți care înțeleg foarte bine cum trebuie să funcționeze organizația pentru a optimiza procesele de business dar avem și clienți pe care trebuie să îi educăm, să-i convingem, să le demonstrăm că un ERP nu poate să fie niciodată un CRM sau DMS și invers. Competiția noastră încearcă să vândă la pachet o suita de sisteme, oferă un ERP și un mic modul de DMS, acesta nu o să înlocuiască niciodată un sistem de DMS complet. La un moment dat, softul îi va li mita operațiunile și vor fi obligați să își moduleze businessul după aplicație și nu invers. Noi venim cu cealaltă abordare, punem businessul în mijloc și modulăm aplicația în funcție de acesta, mulăm aplicația după nevoia finală a clientului.

Rep.: Care sunt avantajele soluțiilor de arhivare electronică și care este plus valoarea pe care o aduce Sistec?

Radu Dinescu: Noi ne poziționăm ca partener al clienților noștri, nu doar ca simplu furnizor. Oferim flexibilitatea pe care alții nu o oferă, mai mult decât atât, încercam să punem accentul pe client adaptând soluțiile noastre la nevoile sale. În acest fel, avem clienți de acum 3 ani care lucrează în continuare cu noi pentru că oferim transparență și propunem ceea ce e mai bine pentru ei. De anul trecut, ne-am certificat la MCSI ca administrator autorizat de arhivă electronică, de altfel există și o legislație europeană care prevede ca până în 2020 documentele electronice să aibă aceeași valoare juridică, să poată circula liber în interiorul comunității. În consecință, ne educăm clienții să se adapteze și să își alinieze sistemele și procedurile la momentul respectiv. Deja există cadrul legislativ -legea 135/2007 – și de anul acesta a apărut și un ordin al Ministerului de Finanțe care permite ca orice document financiar-contabil să poată fi auditat într-o aplicație terță și să fie descărcat la nevoie și prezentat autorităților, fără a mai fi necesară imprimarea unui al 2-lea exemplar.

În gama noastră de soluții se regăsește atât arhivarea fizică cât și cea digitală. Luăm documentele clienților, în speță hârtia, o scanăm, extragem datele importante de pe document, acestea sunt de interes pentru client, el are nevoie de informații și nu de hârtia în sine, îl interesează să aibă informația într-un format digital unde o poate accesa oricând, rapid. Au fost făcute studii care au arătat că 60-70% din activitatea unui om din business este de a căuta documente, o pierdere imensă. Noi venim și optimizăm, extragem informația, o punem într-un sistem unde clienții găsesc imediat documentele ca într-un dosar virtual din care pot consulta ce îi interesează: când a expirat documentul, ce sume a creditat, cu ce facturi a stins un debit, etc.

Rep.: Ce alte beneficii mai oferiți?

Radu Dinescu: Un alt avantaj ar fi costul, dar și timpul care se transformă în final în bani, câștigi foarte mult timp, găsești foarte ușor o informație doar introducând datele relevante de căutare în aplicație. Să nu uităm de securitate, nu toată lumea trebuie să aibă la îndemână documente și informații sensibile. În aplicația electronică poți să dai drepturi specifice, poți să vezi cine a accesat, la ce oră, ce a descărcat, poți să nu îi dai drept să descarce sau să printeze, așadar există foarte multe reglementări. Aceste reglementări sunt auditate, sunt conform standardelor de securitate a informațiilor și stau la baza certificării ca administrator de arhivare pe care am obținut-o pe cele trei Centre de Date. Informația scanată ajunge în centrul de date, este auditată pentru a o arhiva electronic și astfel clientul are siguranța că atunci când noi îi punem semnătura digitală și marca temporală pe document, acesta este exact ca originalul. Procedurile pe care le avem noi au fost auditate de către Ministerul Societății Informaționale și am fost acreditați ca administrator de arhivă electronică.

Rep.: Aveți o experiență remarcabilă pe piață românească, cum se reflectă aceasta dar și tehnologiile momentului în dezvoltările pe care le aveți în vedere?

Radu Dinescu: Ne mândrim cu faptul că produsele noastre acoperă toate standardele din industrie în ceea ce privește securitatea, calitatea, cerințele operaționale, standardele ISO etc. Avem și certificare de operator de date cu caracter personal pe toate linile de bussines. Deținem și certificare ORNISS la nivel de grup, avem studii de securitate a documentelor pe care le facem, este o nișă a noastră, suntem lideri pe piață în distrugerea securizată și acolo avem certificare la nivel european, standard de securitate nivelul 3, prin care distrugerea datelor se realizeaza mecanic, printr-un tocător industrial nu prin cel de birou, în conformitate cu normele de mediu actuale. Din punct de vedere al tehnologiilor, ne aliniem cerințelor dezvoltând aplicații de cloud pe care clienții deja le accesează. Avem clienți care își țin facturile la noi în centrele de date, care folosesc aplicații de document management și ERP în cloud pentru care asigurăm asistență 99.95% din timp și atunci clientul este liniștit. Referitor la zona mobile, oferim în mod gratuit printr-o aplicație acces în zona mobilă, aceasta accesând tot un cloud în spate. Sunt aplicații mobile prin care clientul poate să își vadă informațiile fie că este în Europa sau Hong Kong, Singapore, în New York sau oriunde în lume și poate să semneze documente. Avem colegi care lucrează din Polonia sau Moldova sau alte țări și lucrează foarte bine și putem face schimb de date încât nu mai este o nevoie neapărată să fie față în față cu tine.

Rep.: Despre parteneriate ce ne poți spune?

Radu Dinescu: Avem foarte multe parteneriate la nivel de grup, cred că îi avem pe toți cei mai mari furnizori, avem cam toate parteneriatele importante de pe piață dar avem și parteneriate de nișă. În general pe partea de service, suport IT, pe partea de ERP, reamintesc Microsoft, Cisco, Xerox. Pe partea de arhivare electronică colaborăm cu ELO. Noi suntem primii parteneri ELO din România din 2008, sunt cei mai mari, cu cea mai mare experiență, ei au fost trend setteri pentru tot ceea ce înseamnă document managment, sunt lideri în vânzarea de licențe în Germania și oferă multă flexibilitate astfel încât am fost foarte compatibili cu soluția aleasă. Împreună oferim un anumit mod de licențiere pe care nu-l găsim în nici o altă soluție, pentru clienți este foarte flexibil să își mapeze procesele pe acest mod de abordare al nostru și atunci își regăsesc foarte mult stilul de a lucra în aplicație versus orice aplicație tradițională de document management. Bineînțeles că există și alți parteneri, colaborăm cu mulți și încercam în general să rămânem în zona această pacifistă unde este mai bine să colaborăm la un proiect decât să ne competiționăm, piața este foarte mare și diversă încât avem loc toți.

Personal file:

  • Ultima carte citită – Empires of EVE: A History of the Great Wars, Andrew Groen
  • Destinația favorită de vacanță – Grecia
  • Primul job – IT Administrator
  • Jobul pe care îl doream când eram mic – Polițist
  • Jobul ideal – Cel pe care îl practic acum
  • Hobby – Gătitul, Desenul, Artele Marțiale și Călătoriile
  • Tehnologia fără de care nu pot să trăiesc – Orice tehnologie modernă
  • Ceva ce lumea nu știe despre mine – Câteodată sunt timid

Lasa un comentariu